Розділи сайту Новини

  

 

П О Р Я Д О К

опрацювання та розгляду письмових звернень громадян

 у виконкомі Світлодарської міської ради

  

1. Загальні положення 

1. Цей Порядок  розроблено  відповідно до Конституції України, Законів України “Про звернення громадян”, Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, установах, організаціях, незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348 (далі – Інструкція з діловодства), Класифікатора звернень громадян для місцевих органів виконавчої влади та  органів місцевого самоврядування Донецької області , затвердженого розпорядженням голови облдержадміністрації від 12.02.2009 № 50, та встановлює єдиний порядок прийому, реєстрації, розгляду  звернень громадян, а також визначає порядок контролю за розглядом звернень,  виконанням доручень керівних працівників та власних зобов’язань  виконавців стосовно розв’язання порушених у цих зверненнях питань, наданням письмових відповідей заявникам.

2. Письмові звернення  - це викладені в письмовій формі пропозиції, заяви, скарги, які направлені поштою або передані громадянином, особисто чи через уповноважену  особу, якщо ці повноваження оформлені згідно чинного законодавства.

  3. Реєстрація, облік та контроль за розглядом письмових звернень громадян, адресованих виконкому міської ради, здійснюється спеціалістом І категорії загального відділу міської ради відповідно до вимог Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348 (із змінами).

 4. Цей Порядок не поширюється на розгляд викладених в письмовій формі звернень громадян, встановлений кримінально-процесуальним, цивільно-процесуальним, трудовим законодавством і законодавством про захист економічної конкуренції.

 

2. Прийом,   первинний розгляд та реєстрація

письмових звернень громадян

 

1. Письмові звернення громадян, оформлені належним чином і подані в установленому порядку, підлягають обов’язковому прийому, реєстрації та первинному розгляду з метою визначення їх належності до компетенції  виконкому міської ради. Листи громадян отримує, розконвертує спеціаліст І категорії загального відділу міської ради.

2. Приймаються звернення у робочі дні у приймальні виконкому міської ради з питань, що належать до компетенції виконкому.

Отримані листи громадян у день їх надходження реєструються спеціалістом І категорії загального відділу в  автоматизованій системі електронного документообігу  iTs-Office. На листах ставиться штамп, в якому зазначається дата надходження. Перед реєстрацією листи перевіряються на повторність, а потім реєструються в електронній реєстраційно-контрольній картці,  куди заносяться реєстраційний індекс листа, прізвище, ім’я та по батькові заявника, його адреса, індекс звернення.

      На вимогу громадянина, який подав звернення, на першому аркуші копії звернення (у разі її наявності) проставляється реєстраційний штамп, дата надходження та реєстраційний індекс звернення. Вказаний документ з позначкою «КОПІЯ» повертається громадянинові.

Якщо звернення надійшло повторно, то на першому аркуші письмового звернення та на реєстраційно-контрольній картці ставиться запис “ПОВТОРНО”  .

Письмові звернення Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної праці та осіб, віднесених до категорії інвалідів ВВВ, контрольні звернення, які надійшли через органи вищого рівня розглядаються особисто міським головою.

 

3. Спеціаліст І категорії загального відділу здійснює попередній розгляд звернень,  для чого:

3.1. Перевіряє їх на відповідність вимогам статті 5 Закону України “Про звернення громадян”.

3.2. Вивчає  звернення та визначає:

3.2.1. Вид звернення, згідно статті 3 Закону України „Про звернення громадян” та в реєстраційно-контрольній картці проставляють кодовану позначку пропозиції, заяви, скарги.

3.2.2. Суть, характер і короткий зміст звернення, проводить кодування питань, згідно з класифікатором звернень та відповідно  заповнює реєстраційно-контрольні картки в 2-х примірниках.

3.2.3. Якщо лист взятий на контроль органом влади вищого рівня, то на картці  ставиться штамп “Контроль” і термін подання інформації про наслідки вирішення.

3.2.4. По закінченню цієї роботи звернення передаються  на розгляд міському голові. Якщо звернення визначено повторним, то до реєстраційно-контрольної картки додається особова справа заявника з попередніми зверненнями та листуванням по ньому.

 

4.  Звернення, оформлене без дотримання вимог статті 5 Закону України „Про звернення громадян” (тобто в ньому не вказані прізвище, імя, по батькові або адреса, не підписане автором або відсутня дата, не викладено суть порушеного питання) повертається авторові з відповідними роз'ясненнями в термін не пізніше ніж  через десять днів від дня його надходження. Копія такого звернення залишається у провадженні загального відділу.

Рішення про повернення звернення авторові приймає начальник загального відділу. Відповідь заявнику з роз’ясненнями вимог статті 5 Закону України „Про звернення громадян”  готує  спеціаліст загального відділу.

 

5. Письмові звернення, в яких порушені питання, що не входять до повноважень виконкому міської ради пересилаються для розгляду за належністю органу, в компетенцію якого входить вирішення питання в термін не більше 5 робочих днів з дня надходження до виконкому міської ради, про що повідомляється громадянинові, який подав звернення.

Рішення про направлення звернення за належністю приймає міський голова. При цьому, за його дорученням звернення направляється визначеному органу  за супровідним листом з проханням повідомити заявника про наслідки розгляду його звернення.

Забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

 

6. Прийом, первинний розгляд, реєстрація та попередній розгляд звернень у загальному відділі не повинен перевищувати 3-х денний термін. Зареєстровані листи в цей же день передаються міському голові для написання резолюції. В резолюції міський голова вказує виконавця, до компетенції якого входить вирішення питання по суті та надає доручення.

 

4. Розгляд звернень та надання  відповідей заявникам

 

1. Якщо розгляд звернення покладено на декількох виконавців, то перший з них повинен підготувати згідно з резолюцією керівника узагальнену відповідь або її проект заявнику та проект інформації органу влади вищого рівня, яким встановлено контроль за зверненням.

 

2. Під час розгляду звернень міський голова може доручити виконавцю, до компетенції якого входить вирішення питання по суті, підготувати матеріали на розгляд комісії з питань розгляду  звернень громадян.

 

3. Обовязковому контролю за вирішенням питань громадян підлягають:

3.1. Звернення, про наслідки розгляду яких просять повідомити органи влади вищого рівня.

3.2. Звернення інвалідів Великої Вітчизняної війни і Радянської Армії та інвалідів праці, учасників Великої Вітчизняної війни, ветеранів праці, багатодітних матерів, громадян, які потерпіли внаслідок Чорнобильської катастрофи.

3.3. Повторні і колективні звернення.

3.4. Звернення, в резолюції  яких указані конкретні завдання та терміни.

 

4.Терміни розгляду звернень встановлюються міським головою на підставі статті 20 Закону України “Про звернення громадян”:

- невідкладно або не більш 15 днів, якщо вирішення питання не потребують додаткового вивчання;

в інших випадках - не більше одного місяця (30 днів) від дня їх надходження.

 Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, міський голова або його заступник встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів.

 

5. Безпосередній контроль за дотриманням термінів розгляду звернень здійснює загальний відділ міської ради на підставі автоматизованої системи електронного документообігу  iTs-Office, реєстраційно-контрольних карток.

 5.1. Спеціаліст загального відділу контролює терміни розгляду звернень, для чого попереджує  виконавців за 3 робочих дні до настання терміну про необхідність надання інформації та відповіді заявнику за допомогою письмових нагадувань.

             5.2. Щоквартально загальним відділом аналізується стан розгляду звернень, вивчаються причини, які породжують звернення, дотримання термінів розгляду звернень та готуються аналітичні матеріали.

             5.3. Загальний відділ отримує у встановлений термін від виконавців інформацію щодо розгляду та вирішенню питань і копії відповідей заявникам, перевіряють їх зміст на відповідність наданим дорученням, якість та повноту вирішення, здійснюють необхідні відмітки про результати та термін розгляду на контрольній картці, проставляють на інформації дату отримання.

 

6. Звернення, на які даються попередні відповіді та інформації, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо

вирішення порушених у зверненні питань.

 

7. Виконавці при розгляді звернень обов’язково спілкуються з їх авторами, з’ясовують усі порушені питання та обставини, детально вникають в їх суть, вживають заходів щодо захисту конституційних прав громадян у межах своєї компетенції відповідно до чинного законодавства.

 

8. За результатами розгляду звернення виконавцем складається мотивована відповідь, яка має містити в собі об’єктивний аналіз усіх зібраних матеріалів.

 

   9. Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання письмової відповіді заявнику несуть виконавці, визначені згідно з резолюціями міського голови. Контроль за підготовкою інформацій про розгляд звернень громадян органам влади вищого рівня та відповідей на них заявникам, здійснює спеціаліст І категорії загального відділу міської ради.

 

10. Рішення, які приймаються за зверненнями, повинні бути мотивованими та грунтуватися на нормах чинного законодавства. Посадова особа, визнавши заяву такою, що підлягає задоволенню, зобов’язана забезпечити своєчасне і реальне виконання прийнятого рішення.

 

11. Звернення  вважаються вирішеними, якщо розглянуті всі поставлені в них питання, вжиті всі необхідні заходи і заявникам дані вичерпні відповіді.

 

12. Рішення про відмову в задоволенні вимог, викладених у зверненні доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на чинне законодавство і викладенням мотивів відмови, а також із роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

 

13. Відповідь за результатами розгляду колективного звернення громадян (якщо звернення підписали двоє та більше громадян) направляється тому громадянину, який у зверненні підписався першим або адреса якого вказана.

 

14. Після закінчення розгляду звернення та зняття його з контролю, сформована в установленому порядку особова справа зберігається у загальному відділі у картотеці справ за  алфавітним принципом. У разі   появи додаткових документів вони підшиваються до цієї справи. Забороняється зберігання справ у виконавців.

 

 

      

 

ПОРЯДОК

організації і проведення особистого та виїзного прийомів громадян,

телефонного зв’язку з населенням „Пряма лінія”,  особистого прийому осіб, які потребують безоплатної первинної правової допомоги

у виконкомі Світлодарської міської ради

1. Загальні положення

Цей Порядок розроблено у відповідності до Конституції України, законів України «Про звернення громадян», «Про безоплатну правову допомогу», Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» і визначає основні вимоги до організації проведення особистих прийомів осіб, які потребують безоплатної первинної правової допомоги (далі – особи), особистих, виїзних прийомів громадян та телефонного зв’язку з населенням «Пряма лінія» з питань, що належать до компетенції виконкому міської ради (далі – прийоми).

 

 

2. Порядок   організації і проведення  особистого прийому громадян у виконкомі міської ради

 

            1. Прийом громадян здійснюється в службових кабінетах або в кабінеті особистого прийому громадян виконкому міської ради в установлені графіком дні.

2.      Особистий прийом громадян міським головою,  першим заступником голови з пи-

тань діяльності виконавчих органів, секретарем міської ради,  керуючим справами  виконко-му здійснюється згідно з графіком, без попереднього запису, в порядку черговості громадян, які прийшли на прийом.

3.      Інформація про порядок особистого прийому громадян у виконкомі міської ради і

графіки прийому публікуються у засобах масової інформації або на веб-сайті Світлодарської міської ради та у приміщенні виконкому (на стендах).

           
4. Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні їх пред-ставники, повноваження яких оформлені в установленому порядку, та особи, які перебува-ють у родинних відносинах з цими громадянами.


           5. Особистий прийом громадян міським головою, першим заступником міського го-лови  з питань діяльності виконавчих органів, секретарем міської ради, керуючим справами виконкому проводиться згідно з затвердженим графіком з питань відповідно до функціональ-ного розподілу обов’язків між керівними працівниками міської ради та виконкому.

        
6. Графіки прийомів затверджуються щорічно розпорядженням міського голови.

 

7. Прийом Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної праці, ін-валідів Великої Вітчизняної війни проводиться особисто міським головою  першочергово.

            8. Спеціаліст І категорії загального відділу  забезпечує організацію проведення осо-бистого прийому та оформлення на реєстраційно-контрольних картках за результатами прийому резолюцій і доручень
відповідно до вимог Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на 
підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348 (із змінами).


3. Порядок проведення виїзних прийомів громадян за місцем їх роботи керівними  працівниками  виконкому міської ради


           
1. Виїзні особисті прийоми громадян здійснюються міським головою,  першим за-ступником голови з питань діяльності виконавчих органів,  за місцем роботи громадян  згідно з затвердженим графіком.

           
2. Після затвердження графік виїзних прийомів громадян направляється  міському го-лові та першому заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів - для виконання, загальному відділу, підприємствам та організаціям  для проведення підготовчої роботи з організації виїзного особистого прийому громадян.

           
3. Під час проведення прийому заповнюється реєстраційно-контрольна картка заяв-ника.

            4. Спеціаліст І категорії загального відділу здійснює реєстрацію одержаних на прийо-мі звернень, опрацювання реєстраційно-контрольних карток виїзного прийому за змістом та характером питань, формує особисту справу та контролює результати і надання інформації про їх розгляд та готує аналітичні матеріали (за потребою) про стан цієї роботи у виконкомі.

            5. Рішення про контроль або зняття з контролю звернень, які були отримані на ви-їзному
особистому прийомі, приймають керівні працівники, які проводили виїзний особис-тий прийом, шляхом накладання резолюції  та  запису  „Зняти з контролю” на інформації про результати розгляду звернення.

 

 

4. Порядок проведення телефонного зв’язку «Пряма лінія» населення з керівними працівниками виконкому


            1.
Телефонний зв’язок „Пряма лінія” проводиться міським головою, першим заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів,  керуючим справами  виконкому щоп’ятниці у службових  кабінетах керівництва згідно з затвердженим графіком.

           
2. Прийом громадян в зазначений час керівництвом не проводиться.

            3. Спеціаліст І категорії загального відділу:

            3.1. Здійснює облік телефонних звернень громадян і заповнює реєстраційно-контроль-ну картку особистого прийому та передає її керівнику, який проводив „Пряму лінію.

            3.2. Здійснює контроль за станом  виконання доручень керівних  працівників виконкому, наданих під час  їх телефонного спілкування з населенням „Пряма лінія” .

            3.3. Узагальнює результати вирішення питань громадян, які звернулися на „Пряму лі-нію”.

 

 

5. Порядок організації проведення особистих прийомів

осіб, які потребують безоплатної первинної правової допомоги

 

 

1. Особистий прийом осіб, які звернулись до виконкому міської ради за безоплатною первинною правовою допомогою, здійснюється юрисконсультом, спеціалістом І категорії виконкому  згідно із затвердженим графіком, без попереднього запису. 

2. Реєстрація особистого обліку прийому осіб здійснюється у день їх прийому у журналі згідно з документами, що посвідчують особу.

3. Надання правової інформації, консультацій і роз’яснень з правових питань, допомоги у складанні документів правового характеру здійснюється по можливості під час прийому. При необхідності залучаються працівники структурних підрозділів міської ради, до компетенції яких належить вирішення порушених питань.

4. Якщо під час розгляду усного звернення про надання безоплатної первинної правової допомоги встановлено, що особа потребує надання безоплатної вторинної правової допомоги, особі або її законному представникові роз'яснюється порядок подання звернення про надання безоплатної вторинної правової допомоги.

5. Організацію проведення особистого прийому осіб, контроль за своєчасним та повним розглядом їх звернень здійснюють працівники загального відділу, на яких покладені відповідні обов’язки.

             

6. Прийняття рішень за результатами особистого прийому


            1. Після розмови і ознайомлення з документами заявника керівник, який веде особис-тий прийом чи виїзний прийом або „Пряму лінію” може приймати по зверненнях рішення:

 

про задоволення питання, порушеного під час прийому. При цьому надається доручення у письмовій чи усній формі відповідний особі про здійснення в зазначені терміни конкретних дій, які заносяться у реєстраційно-контрольну картку заявника. В таких випадках, за згодою заявника, письмова відповідь йому не надається;

- про передачу питання, порушеного під час прийому, звернення для розгляду у відповідні органи (відділи, окремі підприємства, організації та установи незалежно від форм власності: якщо вирішення питання, порушеного у зверненні, не належить до повноважень виконкому, воно пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідом-ляється громадянину. У випадках, коли питання належить до повноважень виконкому, поса-дова особа, яка проводить прийом, або „Пряму лінію”, пише резолюцію у реєстраційно-кон-трольній картці заявника із вказівкою прізвища керівника, завдання, яке необхідно виконати, та термін виконання. Про результати розгляду обов’язково надається письмова відповідь заявнику за підписом посадової особи, яка веде особистий прийом або „Пряму лінію”;

- про відмову у вирішенні питання. При цьому заявнику повідомляються мотивовані причини відмови, з посиланням на правові акти, про що робиться відмітка у контрольно-реєстраційній картці, і надається обов’язкова письмова відповідь за підписом посадової особи, яка прово-дила особистий прийом або „Пряму лінію”, з роз’ясненням порядку оскарження рішення.

-  про наданя роз’яснень по суті питання заявника згідно чинного законодавства.  У випадку, коли заявник не вимагає письмової відповіді, остання не дається, про що також робиться від-мітка у картці.

            2. У разі, коли порушене громадянином питання вирішити на особистому чи виїзному прийомі або „Прямій лінії” неможливо через складність і необхідність додаткового вивчення, громадянинові може бути запропоновано викласти його у формі письмової заяви. Подана громадянином на особистому чи виїзному прийомі або після „Прямої лінії” письмова заява розглядається у порядку, встановленому для письмових звернень.

            Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово або усно (за його бажанням).

            3. Після закінчення особистого і виїзного прийому або „Прямої лінії” спеціалістом І категорії загального відділу реєстаційно-контрольні картки з резолюціями керівних праців-ників виконкому узагальнюються та доопрацьовуються.

            4. Облік звернень особистого і виїзного прийомів, „Прямої лінії” ведеться спеціаліс-том І категорії загального відділу відповідно до вимог Інструкції з діловодства за звернення-ми громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 №348.
             

 


Разработка, продвижение сайта ©